AVG verantwoordelijke: Mevr. D. van Ginkel en Dhr W. van de Ven

HSG

Holland Security Group is een nationaal opererende organisatie gespecialiseerd op het gebied van beveiligingsoplossingen, facility- & eventservices en hospitalitymanagement. Door de juiste inzet van mens, kennis en techniek vinden we de ideale veiligheidsbalans voor iedere situatie.

HSG bedient een drietal sectoren:

  • Particuliere sector
  • Publieke sector
  • Zakelijke sector

Door het toepassen en implementeren van onze ‘vijf sterren’ service, kennis en expertise op het gebied van security- , facility- en hospitality oplossingen gaan wij continue de uitdaging aan om onze klanten te ontzorgen, zodat zij zich kunnen focussen op hún corebusiness.

 

HSG en de AVG

De HSG-group en haar B.V.’s (Group B.V., Events B.V., Manguarding B.V. en Forward 2 Go B.V. – vanaf hier HSG genoemd) hechten veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit privacy-beleid willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. HSG houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

HSG wil transparant zijn in wat wij aan gegevens verzamelen en wat er mee gebeurt.

 

HSG Website / Forward 2 Go Website

  • Wij maken gebruik van Cookies op onze website. Cookies zijn eenvoudige tekstbestandjes die op uw computer worden opgeslagen bij bezoek aan onze websites.
  • Het doel van de Cookies is voor HSG om het bezoek en gedrag van de bezoeker bij te houden. Het doel daarvan is weer om de website te optimaliseren en gebruikersvriendelijker te maken.
  • Voor ditzelfde doel wordt ook gebruik gemaakt van SiteCatalyst (van Adobe) en Google Analytics. Beide webanalyseservices maken rapporten op basis van de verzamelde cookies. Zowel Adobe als Google slaan deze informatie op op servers. Zij verstrekken de gegevens alleen aan derden indien de wet hen hiertoe verplicht of indien deze derden de informatie verwerken namens Adobe of Google.
  • De gegevens worden niet gebruikt voor het verzamelen van persoonlijk identificeerbare informatie.
  • Wij versturen geen mailings.
  • Als klant van HSG kunt u inloggen op onze klantenportal. ID en wachtwoord hiervoor worden door HSG zelf aangemaakt op basis van voor- en achternaam en e-mailadres en worden door HSG verstrekt aan geautoriseerde personen. HSG beheert deze toegangen.
  • Indien u contact met ons opneemt vanuit de contact-pagina van onze site, dan wordt uw naam en e-mail adres gevraagd. Deze communicatie is gelijk aan die van een normale e-mail. Wij gebruiken uw naam en e-mail adres om te reageren op uw bericht. Pas wanneer het contact overgaat in een opdracht, worden uw gegevens opgenomen in het klantenbestand (zie HSG klantenbestand).

(Indien u niet wilt dat er cookies op uw apparaat komen, dan kunt u met uw browserinstellingen dit aanpassen. Let erop dat de instellingen voor iedere aparte browser, apparaat en computer moet worden aangepast. Het kan zijn dat enkele functies van de Website verloren gaan of dat bepaalde pagina’s helemaal niet meer te zien zijn. Daarnaast betekent het weigeren van cookies niet dat er geen advertenties meer te zien zijn. De advertenties zijn dan alleen niet meer aangepast aan uw interesses en kunnen vaker worden herhaald. Hoe de instellingen aan te passen zijn, verschilt per browser. Wilt u cookies voor specifieke partijen uitzetten: www.youronlinechoices.com.)

 

  • De AVG grondslag hiervoor is: Gegevensverwerking noodzakelijk voor behartiging van gerechtvaardigde belangen.
  • Deze gegevens zijn voor intern gebruik en worden niet gedeeld met derde partijen.
  • De ontvangen mails vanuit de HSG Website – contactpagina worden na 6 maanden verwijderd uit ons bestand.
  • Voor sollicitaties via de websites: zie Solliciteren bij HSG

Telefonisch contact

  • Wanneer u ons belt en u bent nog geen klant/opdrachtgever/werknemer bij ons, dan noteren wij uw naam en telefoonnummer en indien nodig uw e-mailadres. De reden hiervan is dat wij zo kunnen reageren op uw gesprek. Bij een eventueel volgend gesprek zijn uw gegevens hier bekend.

Pas wanneer het contact overgaat in een opdracht, worden uw gegevens opgenomen in het klantenbestand (zie HSG klantenbestand).

  • De AVG grondslag hiervoor is: Gegevensverwerking noodzakelijk voor behartiging van gerechtvaardigde belangen.
  • Deze gegevens zijn voor intern gebruik en worden niet gedeeld met derde partijen.
  • Deze gegevens worden genoteerd en na 6 maanden verwijderd uit ons bestand.
  • Voor sollicitanten die bellen: zie Solliciteren bij HSG

HSG Klantenbestand

  • Van klanten/opdrachtgevers van HSG verwerken wij gegevens die noodzakelijk zijn voor het onderhouden van contact (e-mailadressen, telefoonnummers, postadressen, namen contactpersonen), identificatie (nr. KvK indien van toepassing, website-adres) en voor het betalingsverkeer (IBAN en BTW nummer)
  • Voor sommige opdrachtgevers verwerkt HSG informatie die nodig is voor het uitvoeren van de opdracht (codes/sleutels). Voor de beveiliging daarvan zijn adequate maatregelen genomen zowel op het gebied van software als op fysieke nivo.
  • De AVG grondslag hiervoor is: Gegevensverwerking noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst.
  • Deze gegevens zijn voor intern gebruik en worden niet gedeeld met derde partijen.
  • Indien de overeenkomst is beëindigd, bewaren wij deze gegevens nog twee jaar. Behalve codes en sleutels. Deze worden direct na beëindiging overeenkomst teruggegeven en/of vernietigd.
  • Vanuit de wet zijn wij verplicht de historie van het betalingsverkeer langer op de slaan. Deze bewaren wij de verplichte 7 jaar.
  • De AVG grondslag hiervoor is: Gegevensverwerking noodzakelijk vanuit het nakomen van een wettelijke verplichting.

Privacy tijdens het uitvoeren van werkzaamheden HSG

U mag er ten alle tijden vanuit gaan dat ons personeel discreet en zorgvuldig omgaat met wat zij ziet/meemaakt tijdens het uitvoeren van haar werkzaamheden.

Mobiele surveillance

  • Notities worden na afloop van de dienst verwerkt in een rapport aan de klant en daarna vernietigd.
  • Deze rapportages worden ook gebruikt voor de facturatie.
  • Foto’s worden alleen gemaakt ter ondersteuning van de rapportage aan de klant.
  • Mobiele-surveillancediensten worden alleen ingevuld door eigen HSG-personeel.

Events

  • Er worden door de evenementenbeveiligers geen notities gemaakt tijdens evenementen.

Service-werkzaamheden

  • De eventueel gemaakte notities gedurende servicewerkzaamheden worden waar nodig verwerkt in de systemen van de opdrachtgevers voor verdere afhandeling door de opdrachtgever.
  • Deze notities worden aan het eind van de dag aan de opdrachtgever overhandigd en deze beslist of de gegevens vernietigd dienen te worden.
  • De AVG grondslagen voor bovengenoemde soorten werkzaamheden zijn:
    • Gegevensverwerking noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst.
    • Gegevensverwerking noodzakelijk voor behartiging van gerechtvaardigde belangen.
  • De verkregen informatie wordt intern gedeeld met de afdeling boekhouding (indien van toepassing) en indien van belang opgeslagen in het klantendossier. De informatie wordt niet gedeeld met derde partijen.
  • De facturen (het betalingsverkeer) worden 7 jaar bewaard (wettelijk verplicht).
  • Het klantendossier wordt 2 jaar na beëindiging van het contract vernietigd.

HSG Personeelsbestand

  • Van ons personeelsbestand bewaren wij gegevens voor
    • Identificatie en contact (naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mail adres, geboortedatum, geslacht, nationaliteit, burgerlijke staat, bankgegevens)
    • gegevens die nodig zijn voor salarisuitkering en de belasting (BSN nummer, kopie ID, fiscale informatie)
    • gegevens die nodig zijn voor het uitvoeren van de werkzaamheden van HSG (pasfoto, naam, planningsrooster)
    • voor het mogen uitvoeren van beveiligingswerkzaamheden wordt een screening gedaan op ons verzoek door de politie (pasfoto, kopie ID, handtekening, adres). Bij afwijzing wordt geen melding gemaakt van de reden.
    • Voor het aanvragen van beveiligerspassen (voor zowel HSG als bij eventuele inhuur door derde partijen) (pasfoto, kopie ID, handtekening)
  • De AVG grondslagen hiervoor zijn:
    • Gegevensverwerking noodzakelijk voor het nakomen van een wettelijke verplichting.
    • Gegevensverwerking noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst.
    • Gegevensverwerking noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen.
  • Deze gegevens worden – zie genoemde doelen bovenaan in dit hoofdstuk – met respectievelijk de belastingdienst, UWV, pensioenfondsen, politie en collega-beveiligingsbedrijven.
  • Deze gegevens worden opgeslagen in een personeelsdossier. Zolang als je bij HSG in dienst bent, staan deze gegevens in dit dossier. Na einde dienstverband worden deze nog 5 jaar bewaard.
  • Salarisgegevens worden 7 jaar bewaard (wettelijk verplicht).

Solliciteren bij HSG

  • Indien je bij HSG solliciteert, dan ontvangen wij je brief en CV via een e-mail. Dit geldt voor sollicitaties via de HSG-website, de Forward 2 Go-website , social media, vacature-sites of een uitzendbureau.
  • De brief en de CV wordt gebruikt om een indruk te krijgen van de persoon die solliciteert en een inschatting te maken in hoeverre de persoon past in het profiel van de vacature.
  • Soms wordt er nog gebeld met een sollicitant om aanvullende informatie te verkrijgen.
  • Het uiteindelijke doel is om te beslissen of deze persoon uitgenodigd gaat worden voor een gesprek.
  • De AVG grondslag hiervoor is: Gegevensverwerking noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen.
  • Wanneer je solliciteert via onze websites of doorgelinkt wordt naar onze sites, ontvangen wij je brief en CV rechtstreeks. Wanneer je via een uitzendbureau of vacature-site reageert, dan zijn ook deze partijen in het bezit van jouw brief en CV.
  • Wij bewaren je brief en CV :
    • In je personeelsdossier indien je aangenomen wordt (zie HSG Personeelsbestand)
    • Een jaar lang indien je niet wordt aangenomen. Daarna worden deze vernietigd.

Algemene beveiliging gegevens bij HSG

  • HSG verstrekt klantgegevens niet aan derden
  • HSG verstuurd geen nieuwsbrieven of mailings naar klanten
  • HSG verstrekt gegevens niet aan partijen die gevestigd zijn buiten Nederland
  • HSG heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is (privacy by design)
  • Privacy by default = het aanvinken van ja/nee bij een nieuwsbrief of anderszins een keuze van klant of personeel voor het delen van hun gegevens.
  • HSG de minimaal noodzakelijke persoonsgegevens verwerkt die nodig zijn voor de betreffende doeleinden
  • HSG op de hoogte is van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, dat wij u hierop willen wijzen en deze respecteren

Datalek

Er is sprake van een Datalek indien de persoonsgegevens onbedoeld vernietigd, gewijzigd of vrijgekomen zijn zonder dat dit de bedoeling is van HSG.

Wanneer er sprake is van een ernstig datalek, dan dient dit gemeld te worden aan de Autoriteit Persoonsgegevens. In sommige gevallen moet het datalek ook gemeld worden aan de betrokkenen (van wie de gegevens zijn).

Dit melden gebeurt bij het Meldloket Datalekken: https://datalekken.autoriteitpersoonsgegevens.nl/actionpage?1

Rechten omtrent uw persoonsgegevens

  • U heeft:
    • Het recht om te weten welke persoonsgegevens er worden verwerkt (zie Privacy-beleid)
    • Het recht op inzage van uw persoonsgegevens/dossier
    • Het recht op correctie in alle betreffende systemen inclusief communicatie naar ontvangers van deze gegevens (inhuur-partijen)
    • Het recht op verwijdering inclusief bij ontvangers van deze gegevens (inhuur-partijen) – in sommige gevallen is verwijdering van gegevens niet in overeenstemming met de bewaarplicht vanuit de wet. In dat geval gaat de wet voor.
    • Het recht op beperking van verwerking (bijv. wanneer gegevens onjuist of niet meer nodig zijn, wanneer de verwerking onrechtmatig is of de betrokkene bezwaar maakt)
    • Het recht op overdracht van gegevens naar andere organisaties
    • Het recht op bezwaar tegen direct marketing (n.v.t. bij HSG)
    • Het recht op bezwaar tegen automatische besluitvorming (profiling) (n.v.t. bij HSG)
  • Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Wij beoordelen uw verzoek en komen er binnen 4 weken op terug. Komen wij er samen met u niet uit, dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft dan altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming.
  • Contactgegevens hiervoor kunt u vinden bij: autoriteitpersoonsgegevens.nl
  • Contactpersoon: Mevr. D. van Ginkel

Indien u na het doornemen van ons beleid, of in algemene zin, vragen heeft of contact met ons wenst op te nemen, kan dit via onderstaande contactgegevens:

HSG B.V.
Contactpersoon AVG: Mevr. D. van Ginkel
Nistelrodeseweg 7b
5406 PT  Uden

info@hollandsecuritygroup.com


Cookie Declaration